発行伝票管理システム

SMATグループでは見積書・納品書・請求書・領収書・注文請書・確認書など受注に必要な書類を一元的に発行管理できるシステムを自社開発して導入しております.これにより,受注状況や過去の納品状況などをすばやく把握することができます.また,消費税区分にも対応し,明細一行ごとに消費税区分も設定可能になっています.これらの情報をもとに会計システムに入力し,適切な会計処理に役立てています.なお,見積書の電子文書での発行や確認書などは電子化なども実践しております.

領収書管理システム

SMATグループでは2014年度会計より領収書管理システムを自社開発し導入しております.税制改正など電子帳簿保存法の規制緩和より前にいち早く領収書管理伝票の電子化を実践(※)し日々進化させてきました.会計担当の声から様々な機能を追加し進化し続けています.単に領収書の内容を電子化するだけではなく電子化したデータを基に会計ソフトに取り込める形式に変換して一括記帳を実現しました.これにより記帳ミスも大幅に減り会計処理の効率化につながりました.
※当社では領収書管理伝票の電子化とともに従来の税法に適合した形で原本も保存しております.あくまで社内での会計処理の効率化を行うことが目的であり,電子帳簿保存法に従い原本の破棄を行うことを目的としておりません.

領収書管理伝票

管理伝票用紙  領収書管理伝票用紙には管理番号とともにバーコードを印字して管理しています.これによりバーコードリーダーでの識別が可能になります.
 プリセット欄には主要な取引先などよく使われる支払方をチェックします.
 関連番号は発行伝票管理システムで発行した管理番号を記載することで,案件に関連付けしています.
 支払方法はいくつかの種類よりチェックします.
 摘要欄はよく使われる摘要はチェックしそれ以外は記入します.また,按分率も同時に記入します.
 購入日・支払日の日付を記入します.
 領収書貼り付け位置に領収書を金額が見えるように貼り付けます.A4サイズの大きな領収書は原本に管理番号を直接記入します.

上記の用紙に領収書の内容を記入し領収書原本とともにスキャンしPDF化します.PDF時にOCRによって管理番号などが検索可能にします.管理番号はOCR時に認識されやすいように複数個所・向きに配置しています.PDF化することによって遠隔勤務時にも原本を確認することなく処理することが可能になりました.当社では原本とPDFの両方を管理番号順で保管することで,領収書が整理された状態で保管することを実現しています.なお,会計システムにも証憑番号欄に管理番号を記帳しています.これにより帳簿から証憑番号を見るだけで領収書原本を探し出すことができます.当社では年間250枚以上の領収書をすべてこの形式で保管しています.

伝票入力機能

伝票入力フォーム  プリセットボタンを押すことで支払方法や勘定科目など決まった組み合わせ自動で入力することができます.
 支払者も社員名のボタンを押すことで簡単に入力できます.
 関連番号・購入日はボタンもしくは手入力で入力できます.
 支払方法は決められた支払方法ボタンを押します.
 勘定科目は登録されている勘定科目ボタンを押すことで入力されます.
 消費税は消費税法に従い保管している書類をチェックします.支払日・支払手数料はボタンもしくは手入力で入力できます.支払額は支払金額を手入力します.備考は自由に入力することができます.

紙ベースの伝票をWebフォームから入力しデータ化しています.データ化することで一覧・集計などが容易にすることを実現しています.

伝票一覧機能

伝票一覧表示
 会計記帳・税理士欄は会計システムへ記帳が済んでいるデータもしくは税理士のチェックが済んでいるかを切り替えることができます.重複などで削除された伝票は灰色で表示されます.その他入力された伝票内容を一覧表示しています.エクセル貼り付け用データにはコピーアンドペーストするとエクセルのセルごとにデータを貼り付けられる形式で表示しています.コピーボタンを押すことでこの内容がコピーできます.エクセルにペーストすることでより高度な集計をすることも実現できました.

一覧表示の一部の欄は並び替えも可能になっています.管理番号をクリックすることで伝票内容を修正することもできます.

集計結果一覧機能

集計結果表示 入力された伝票内容を集計した結果を表示することができます.現在集計している科目は「支払者」「勘定科目」「」資金諸口内訳」「支払方法」「取引先」をそれぞれ集計して結果を表示します.集計内容は支払額と支払手数料の合計を表示します.

入力されたデータはすぐに集計結果に反映され支払い状況を随時把握することができるようになっています.

按分率一括変更機能

按分率一括変更フォーム 今年度の会計で按分率が設定されているデータを一覧しています.按分率を変更したいデータにチェックを付け新しい按分率を入力することで一括して按分率変更を実現しました.
 この機能により年度末に按分率が正式に決定した後按分率を修正することができ立替経費精算書発行機能にも反映され清算処理を円滑化しています.

按分率が設定されているデータは会計ソフトに取り込む際【按分有】という表記が自動で付与されるようになっています.これにより会計ソフト側の処理の際も円滑化しています.

クレジットカード利用明細関連付け機能

カード利用明細関連付けフォーム 法人クレジットカードの利用明細の管理伝票にクレジットカード払いした管理伝票を関連付けすることができます.
関連する管理伝票番号を選択するとリアルタイムで金額が合計されます.利用明細の金額と一致したら関連付けを実行します.

クレジットカード利用明細関連付け機能によりクレジットカード払いの領収書の抜け漏れや金額の相違をチェックすることができます.この機能は会計担当者の声から生まれた機能になっています.

立替経費精算書発行機能

立替経費精算書発行 立替経費を集計して立替経費精算書を発行することができます.立替経費は按分率も計算されます.

立替経費精算書発行機能により立替経費の集計や計算は全自動で行われます.これにより立替経費の精算業務の円滑化を実現しています.

会計データ生成機能

会計ソフト取り込み用データ生成
 会計ソフトに対応したインポート形式のデータを生成します.生成する際会計ソフト側でエラーになるような内容をチェックしエラー内容を表示します.既に取り込み済みのデータについてもエラー内容を表示します.エラーのあるデータは生成データから除外されます.ファイルのダウンロードから取り込み用データをダウンロードすることができます.会計ソフト側の取り込み終了後「会計記帳済にする」ボタンを押すことで一括で会計記帳済状態にできます.
 会計ソフトに適合した形で勘定科目コードや取引先コードを変換しています.変換定義を書き換えることにより新しい勘定科目や取引先コードに対応させることもできます.

領収書伝票の管理を目的として開発し始めましたが,会計ソフトにデータを取り込めるようになり,会計処理の大幅な効率化に貢献しています.現在対応している会計ソフトはTKC社の財務会計ソフトFX2およびFX3もしくはe21 まいスターとなっています.自社開発しているため税理士の指導の際に不具合が見つかればその場で修正することができ,都度進化しています.

SMAT Penguin BarCode Checker
(領収書管理伝票バーコードチェッカー)

SMATPenguinBarCodeChecker
領収書管理伝票のバーコードを読み取り処理する内容に従い領収書管理システムの情報を変更もしくは参照します.「税理士チェック済」「税理士未チェック」「会計記帳済」「会計未記帳」「記帳&税理士済」はそれぞれに合わせて領収書管理システムのデータの状態を変更します.「詳細参照」は該当の領収書管理システムのデータを表示させることができます.「修正」は領収書管理システムのデータを変更できる状態に変更しデータを表示させます.通常は1つずつバーコードを読み込ませて処理しますが,税理士の指導が終わった後など連続した領収書管理伝票をチェックする場合は開始番号と終了番号のバーコードを読み込むことで連続処理することも可能です.

SMAT Penguin Dual Browser
(デュアルペインブラウザ)

SMATPenguinDualBrowser
領収書管理伝票PDFと領収書管理システムを並べて表示させることで入力しやすくしたデュアルペインブラウザになっています.ウインドウの大きさを変更することもでき自動的に大きさに合わせて表示内容を調整します.